Sábado, 01 de Noviembre de 2014
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Preguntas Frecuentes - FSE - Caja Menor

¿Cuál es el porcentaje hasta el cual se puede constituir una caja menor?



R/ La caja menor se podrá constituir anualmente hasta por el 10% del total del presupuesto aprobado para  la vigencia en el establecimiento educativo, sin superar los veinte (20) SMLMV.

¿Cuál es el porcentaje por el cual se debe hacer el reembolso de caja menor?



R/ La caja menor se deberá reembolsar cuando se haya ejecutado el 70% del valor mensual asignado para la misma.

¿Cuál es el porcentaje máximo por el cual se puede hacer un gasto a través de la caja menor?



R/ El porcentaje máximo por el cual se puede hacer un gasto es el 10% del valor mensual asignado para la caja menor siempre y cuando haya recursos en el rubro.

¿A quién corresponde la ordenación del gasto de la caja menor?



R/ Al Rector como ordenador del gasto.

¿Quiénes no pueden manejar la caja menor?



R/ No podrán manejar la caja menor, el pagador, el almacenista, un funcionario que éste en período de prueba, ni el personal que este contratado a través de contrato de prestación de servicios.

¿Cuáles rubros se pueden manejar a través de la caja menor?



R/ Todos los que se encuentren en el árbol presupuestal de gastos generales.

¿Se pueden pagar transporte a los educandos para que se movilicen a representar al colegio con cargo a los recursos de la caja menor?



R/ No, a través de la caja menor no se podrá pagar gastos de transporte a los educandos, teniendo en cuenta que los niños, niñas y jóvenes deben ser transportados con las medidas de seguridad establecidas para tal fin.

¿La caja menor debe estar aprobada por el consejo directivo del FSE?



R/ La caja menor no necesita aprobación del consejo directivo, la crea el rector a través de resolución rectoral.

Se puede pagar tintos o refrigerios  a través de la caja menor?



R/ No está permitido el pago de tintos ni refrigerios por caja menor, se permite la compra de suministros de cafetería.

Preguntas Frecuentes - FSE - Contabilidad

¿Los Fondos de Servicios educativos deben llevar contabilidad?



R/ Sí, de acuerdo con las normas vigentes expedidas por el Contador General de la Nación.

¿Quién es el responsable en el colegio de enviar la información contable a la Matriz Chip dispuesta por la SED?



R/ El responsable de la información contable y del envió de la misma a la Matriz Chip es el contador contratado por cada uno de los FSE.

¿Se debe elaborar las conciliaciones bancarias tanto por el contador como del pagador?



R/ Sí, tanto el contador como el pagador deben hacer por separado las conciliaciones bancarias y después cruzar esta información con el fin de establecer un control presupuestal, contable y de tesorería.

¿El contador debe asesorar al pagador sobre los descuentos tributarios  que debe realizar en  el  pago de un contrato?



R/ Si. El contador debe asesorar al pagador en los descuentos tributarios que debe realizar en el momento del pago del contrato, con el fin de evitar errores en las deducciones que impliquen sanciones e intereses.

¿Con que periodicidad el contador debe entregar para su aprobación por parte del rector los estados financieros del FSE?



R/ Los estados financieros se deben elaborar mensualmente, por lo tanto, el contador deberá hacer entrega de los mismos al rector para que los mismos sean  debidamente aprobados y firmados.

¿Se deben publicar en la sede del Colegio los Estados Financieros del Fondo de Servicios Educativos?



R/ Si, conforme a lo estipulado en el  numeral 1º, del artículo 19 del Decreto 4791 de 2008.

¿Los Estados Contables del Fondo de Servicio Educativo, los debe firmar sólo el Contador?



R/ No, deben ser firmados también por el Ordenador del Gasto conforme al numeral 7 del Artículo 6 del Decreto 4791 de 2008.

¿Los FSE pueden llevar los libros oficiales contable de manera electrónica?



R/ Sí, siempre y cuando la licencia del  software contable esté a nombre de la Institución Educativa y no al nombre del contador.

¿El consejo directivo aprueba los estados financieros?



R/ No. El consejo directivo no los aprueba, su obligación consiste en verificar la existencia y presentación de los estados financieros, por parte del rector.

¿Qué es el Estado de Tesorería?



R/ Corresponde a la suma de los valores en caja, bancos e inversiones temporales al 31 de diciembre. De éste estado harán parte los saldos reportados por el tesorero como: los fondos con destinación especifica, los recaudos, los acreedores varios, las cuentas por pagar y en general todo recurso que esté a disposición de la tesorería de cada FSE.

Preguntas Frecuentes - FSE - Presupuesto

¿Los recursos del Sistema General de Participaciones se pueden ejecutar en cualquier necesidad que tenga el Colegio?



R/ Sólo se pueden ejecutar teniendo en cuenta lo establecido en los Artículos 11 del Decreto 4791 de 2008 y 9 del Decreto 4807 de 2011.

¿Las modificaciones presupuestales dentro del mismo grupo, Funcionamiento o Inversión, se pueden realizar mediante Resolución rectoral?



R/ No, solo por Acuerdo del Consejo Directivo, Numeral 3 del Artículo 5 del Decreto 4791 de 2008.

¿La Orden de Pago la debe firmar el pagador del Colegio?



R/ No, la debe firmar el (la) Rector (a) del Colegio, quien es el Ordenador (a) del Gasto.

¿El Presupuesto del Fondo de Servicio Educativo del Colegio lo puede aprobar el Consejo Directivo sin que el Colegio tenga el Programa General de Compras aprobado por el Consejo Directivo?



R/ No, el parágrafo 1 del Art. 11 del Decreto 4791 de 2008 expresa claramente que las adquisiciones del los FSE se harán con sujeción al programa general de compras debidamente aprobado por el Consejo Directivo y de conformidad con las normas que rigen la materia.

¿Cuál es la diferencia esencial entre una Cuenta por Pagar y una Reserva Presupuestal?



R/ Hay que tener en cuenta que este tipo de situaciones se presenta únicamente al finalizar la vigencia fiscal, es decir al finalizar el año y efectuar el cierre presupuestal. La diferencia entre una cuenta por pagar y la reserva presupuestal se fundamenta básicamente en que en la cuenta por pagar el contratista cumplió a cabalidad con el objeto del contrato, mientras que en el caso de la reserva presupuestal, el contratista no ha cumplido con el objeto del contrato, como es el caso en los colegios de los contadores a los cuales por el calendario de los rectores y pagadores, no se les puede cancelar los honorarios del mes de diciembre y solamente se cancela este valor en la siguiente vigencia cuando se genera la adición de los recursos de la reserva debidamente aprobado por el Consejo Directivo.

¿Por qué rubro se deben compran los extintores y por cual se hace la recarga?



R/ Los extintores se deben comprar a través del Proyecto “Medio ambiente y prevención de desastres”. La recarga o mantenimiento anual lo deben realizar a través del rubro de mantenimiento de mobiliario y equipo.

¿Los colegios pueden solicitar recursos a los padres de familia para subsidiar los Derechos de Grado o actividades relacionadas?



R/ Los colegios no deben solicitar a los padres de familia recursos para derechos de grado ni otro tipo de actividad relacionada con ésta. Estos recursos son girados anualmente por el MEN a través del Sistema General de Participaciones.

¿Por qué rubro los colegios pueden asumir la suscripción a periódicos o revistas educativas dirigidas a sus alumnos?



R/ Esta suscripción se debe realizar por el Rubro de Impresos y publicaciones.

¿Por qué rubro se deben adquirir los materiales de los diferentes laboratorios?



R/ Se deben adquirir por el rubro de Material Didáctico.

¿En los colegios el lavado de cortinas, manteles, banderas y trajes por cuál rubro se debe pagar?



R/ Este tipo de gastos se hará a través del rubro otros gastos generales.

¿Los colegios pueden adquirir suministros para primeros auxilios y botiquín?



R/ Si se puede adquirir suministros para la prestación de los primeros auxilios al personal del colegio y así mismo para dotar los botiquines, de acuerdo con la normatividad vigente. Estos gastos ejecutarán por el rubro de materiales y suministros.

¿Por el rubro materiales y suministros se puede adquirir mobiliario?



R/ No se puede adquirir mobiliario por el rubro materiales y suministros, se debe hacer a través de un proyecto de inversión previo aval de la oficina de Dotaciones Escolares.

¿A quién debe presentarle mensualmente el rector el informe de ejecución de recursos del Fondo de Servicios Educativos?



R/ El rector debe presentar mensualmente el informe de ejecución presupuestal al Consejo Directivo.

¿Es obligatorio publicar el informe de ejecución presupuestal mensualmente?



R/ Sí. El informe de ejecución presupuestal debe publicarse en un lugar visible y de fácil acceso del establecimiento educativo para el conocimiento de la comunidad educativa y será el consejo directivo quien debe velar por el cumplimiento de esta obligación.

¿Quién es el responsable en el colegio de registrar y presentar la información de la ejecución presupuestal trimestral y el proyecto de presupuesto para la siguiente vigencia en la matriz chip presupuestal (aplicativo de la SED)?



R/ El Rector, en su calidad de ordenador del gasto es el responsable de velar que la información presupuestal sea presentada. Por su parte, el pagador debe registrarla.

¿Que son ingresos operacionales?



R/ Son las rentas o recursos públicos o privados de que dispone o puede disponer regularmente el Fondo de Servicios Educativos del establecimiento, los cuales se obtienen por utilización de los recursos del establecimiento en la prestación del servicio educativo, o por la explotación de bienes y servicios.

¿Que son las transferencias de recursos públicos?



R/ Son los recursos financieros que las entidades públicas de cualquier orden y sin contraprestación alguna deciden girar directamente al establecimiento educativo a través del Fondo de Servicios Educativos.

¿Qué son  recursos de capital?



R/ Son aquellas rentas que se obtienen eventualmente por concepto de recursos de balance, rendimientos financieros,  excedentes financieros, donaciones en efectivo, entre otros.

¿Qué contiene el presupuesto de gastos?



R/ Contiene la totalidad de los gastos que requiere el establecimiento educativo para su funcionamiento y las inversiones que el PEI demande, diferentes de los gastos de personal.

¿Cómo está conformado el presupuesto de gastos?



R/ Está conformado por gastos de funcionamiento (servicios personales y gastos generales) e inversión.

¿Qué es ejecución presupuestal?



R/ Es el proceso presupuestal que permite el recaudo de los ingresos del Presupuesto Anual, la adquisición de compromisos y la ordenación de gastos y el procedimiento de cierre presupuestal, cumpliendo con los requisitos señalados en las disposiciones legales vigentes.

¿Ejecución activa?



R/ Se define como el recaudo de los ingresos del Presupuesto Anual, constituidos por los recursos propios de los Fondos de Servicios Educativos, las transferencias (nación o distrito) y los recursos de capital.

¿Ejecución pasiva?



R/ Se realiza mediante la adquisición de compromisos y ordenación de gastos que cumplan los requisitos señalados en las disposiciones vigentes, los cuales se respaldan con la expedición previa de certificados de disponibilidad presupuestal y con la expedición del registro presupuestal.

¿Quién elabora el proyecto anual de presupuesto?



R/ El proyecto anual de presupuesto debe ser elaborado por el rector y presentarlo para su aprobación al consejo directivo.

¿Los Rectores como ordenadores del gasto pueden contraer obligaciones que no cuenten con disponibilidad presupuestal?



R/ El Rector como ordenador del gasto no podrá contraer obligaciones imputables al presupuesto de gastos del Fondo de Servicios Educativos sobre apropiaciones inexistentes o que excedan el saldo disponible.

¿Un certificado de disponibilidad presupuestal puede expedirse para cubrir varios compromisos?



R/ Si se puede expedir un certificado de disponibilidad presupuestal para cubrir varios compromisos teniendo en cuenta que esta certificación en forma preliminar afecta un rubro presupuestal y garantiza la existencia de una apropiación presupuestal disponible.

¿Cuál es el procedimiento para expedir un certificado de disponibilidad presupuestal?



R/ El rector como ordenador del gasto debe solicitar por escrito en el formato establecido para tal fin, al pagador el certificado de disponibilidad presupuestal.

¿Cómo se debe hacer una anulación total o parcial del registro presupuestal?



R/ a). Con el acta de liquidación de los contratos que presenten saldos,
b). La declaratoria de caducidad o cualquier otro acto administrativo que determine el no requerimiento de nuevos pagos con cargo a ese compromiso. Al efectuar esta anulación deberá contar con el soporte que le garantice la operación (Resolución o Acta de Liquidación).
Al anular total o parcialmente un registro presupuestal se debe anular igualmente el saldo o el valor total de la disponibilidad presupuestal que amparó el compromiso.

¿Qué es una modificación presupuestal?



R/ Es una variación al presupuesto de rentas y gastos, mediante la cual y por acto administrativo se aumentan o disminuyen las cuantías autorizadas por Acuerdo del consejo directivo.

¿Cuáles son las modificaciones presupuestales?



R/ Las modificaciones al presupuesto de ingresos y gastos son las siguientes:
- Adiciones: Son movimientos con los que el establecimiento educativo aumenta nuevos recursos en su presupuesto.
- Reducciones: Son movimientos mediante los cuales el establecimiento educativo  disminuye su presupuesto.
- Traslados: Son movimientos entre rubros o unidades presupuestales realizados en el presupuesto de gasto.

¿Qué requisitos se deben tener en cuenta en la ordenación de  un gasto de funcionamiento?



R/ Para la ordenación de un gasto se debe tener los siguientes aspectos:
- El gasto se debe encontrar en el Plan de Compras aprobado por el consejo   directivo.
- Que la tesorería cuente con los recursos financieros depositados en bancos.
- Verificar que exista apropiación presupuestal y que esté previsto en el objeto del gasto del rubro presupuestal que se pretenda afectar, en concordancia con el principio de la especialización.
- Solicitar previamente el certificado de disponibilidad presupuestal.
- Iniciar el trámite contractual atendiendo rigurosamente el reglamento de contratación expedido por el consejo directivo del colegio distrital en cuantía inferior a veinte (20) SMMLV o lo dispuesto en la normatividad vigente, en especial, lo previsto en la Ley 80 de 1993 "Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto reglamentario734 de 2012.
- Expedir oportunamente el registro presupuestal por el pagador.
- Programar previamente por el rector como ordenador del gasto, en el flujo de caja  los pagos que se generen de la ordenación de dicho gasto.

¿Qué se debe tener en cuenta para la ordenación de un gasto de Inversión?



R/ En la ordenación del gasto de inversión deberá tenerse en cuenta, además de los requisitos anteriores, los siguientes:
- Que el gasto ordenado esté orientado al Proyecto Educativo Institucional – PEI.
- Que el gasto corresponda a un proyecto debidamente formulado, evaluado y aprobado previamente por el consejo directivo y se haya registrado en el plan de compras.
- Que el gasto corresponda a un proyecto que haga parte del presupuesto anual aprobado.
- Cualquier compromiso que se adquiera con violación a estos preceptos, creará responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asuma estas obligaciones.

¿En qué se deben invertir los recursos de destinación específica?



R/ Los recursos obtenidos con destinación específica deben utilizarse únicamente para lo que fueron aprobados por quien asignó el recurso.

¿Si sobran recursos de una vigencia a otra en qué se pueden utilizar?



R/ Los recursos deberán incorporarse como excedentes financieros en la próxima vigencia manteniendo la destinación específica de los mismos, si los hay.

¿De quién es la responsabilidad de realizar los reportes de información financiera, económica, social y ambiental,  efectuar la rendición de cuentas con la periodicidad establecida en las normas al igual que presentar al final de cada vigencia fiscal el informe de ejecución presupuestal ante las entidades competentes?



R/ La responsabilidad es del rector como ordenador del gasto.

Preguntas Frecuentes - FSE - Tesorería

¿Los recaudos destinados a la presentación de las pruebas SABER - examen del ICFES - se pueden consignar en la cuenta del Fondo de Servicio Educativo del Colegio?



R/ Si. La cuenta de ahorros del FSE se puede utilizar para el recaudo de los recursos de cancelación de la prueba Saber. Sin embargo, se debe tener en cuenta que no se debe afectar el presupuesto del Fondo, registrando una operación de tesorería y contable en la cuenta 290590 - otros recaudos a favor de terceros.

¿El pagador del Colegio puede girar un cheque a su nombre y cobrarlo para entregarle el efectivo al responsable de la Caja Menor?



R/ No. El cheque debe ser girado directamente al responsable de caja menor, siguiendo las medidas de seguridad establecidas para el manejo de cheques.

¿Cuál es el mecanismo a utilizar para el pago de los impuestos (Retención en la fuente, retención de ICA y contribución especial)?



R/ Se debe hacer a través de cheque girado a nombre del banco recaudador seguido de la entidad beneficiaria. No ésta permitido solicitar notas débito al banco como tampoco girar cheque a nombre del pagador.

¿Cuándo un Fondo de Servicios Educativos puede constituir certificados de depósito a término  (CDT)?



R/ Siempre que se garantice la atención a compromisos adquiridos según la programación financiera anual (flujo de caja). La institución educativa podrá favorecer la obtención de mayor rendimiento financiero a través de la constitución de certificados de depósito a término fijo en entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera y que estén dentro del ranking vigente determinado por la Secretaria Distrital de Hacienda – Dirección Distrital de Tesorería.

¿Cuál es el procedimiento para la realización de un pago, diferentes a los de caja menor?



R/ Se adelantará la comprobación de los requisitos rutinarios de presupuesto: solicitud de la disponibilidad presupuestal, disponibilidad presupuestal, documentos del contratista, contrato, registro presupuestal, recibido a satisfacción o entrada al almacén, existencia de la factura o documento equivalente y luego se procede a la elaboración de la respectiva orden de pago y comprobante de egreso.

¿Quiénes son los responsables de la autorización de los pagos?



R/ El pago debe ser autorizado por el ordenador del gasto, quien elaborará y  firmará una orden de pago.

¿Cuál es el procedimiento a seguir con los cheques anulados?



R/ Elaborar el acta de anulación de cheques que deberá tener un número consecutivo, se recortará el número del cheque y se adjuntará al acta debidamente pegado. La otra parte del cheque se debe destruir.

¿Quién debe hacer seguimiento al flujo de caja?



R/ El seguimiento del flujo de caja es función del consejo directivo (numeral 2, articulo 5 Decreto 4791 de 2008).

¿Se puede ajustar el flujo de caja?



R/ El flujo de caja se puede ajustar por ser una herramienta del ordenador del gasto para hacer la planeación en el recaudo del ingreso y la estimación del gasto.  Este ajuste se debe realizar en los primeros cinco días del mes.

¿Se debe tener un manual de tesorería en la institución educativa?



R/ Sí, se debe tener el manual de tesorería el cual es elaborado por la SED y adoptado mediante Acuerdo por el consejo directivo. Lo anterior, de conformidad con el artículo 4 del Decreto 4791 de 2008.

¿En dónde se deben manejar los recursos de Tesorería?

R/ Los recursos del Fondo de Servicios Educativos se reciben a través de una cuenta de ahorros  a nombre del Fondo de Servicio Educativo, abierta  en una entidad del sistema financiero sujeta a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera, registrada en la tesorería  de la Secretaria de Educación Distrital de Bogotá.  Igualmente, se dará apertura a una cuenta corriente desde la cual se realizarán los pagos de los compromisos mediante cheques.

Preguntas Frecuentes - Nómina

FAQ Nómina - Generales

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¿CUÁNDO NOS PAGAN EL SALARIO MENSUAL?::

R/.El día de pago de salario para los docentes es el último tercer día hábil de cada mes y para los funcionarios administrativos el último quinto día hábil de cada mes. A excepción del mes de diciembre de cada año, que el pago se realiza el día 15 para docentes y administrativos.

||||¿POR QUÉ NO FUI INGRESADO EN LA NÓMINA DEL MES EN EL CUAL FIRME EL ACTA DE POSESIÓN?::

R/.La Oficina de Nómina tiene establecidos cronogramas de recepción de novedades, verificación y liquidación de la nómina mensual, el cual está coordinado con la Tesorería del S.G.P y la Tesorería de Hacienda Distrital para garantizar los pagos en las fechas establecidas y si dentro de estos tiempos no es reportada la novedad a la Oficina de Nómina, queda por fuera de ese proceso para el siguiente mes con su respectiva retroactividad al inicio de labores para el caso de los docentes y a la fecha de posesión para los funcionarios administrativos.

||||DOCENTES: ¿POR QUÉ NO ME PAGARON PRIMA DE VACACIONES EN NOVIEMBRE DE ESTE AÑO?::

R/.La prima de vacaciones de los docentes corresponde al 50% del salario y se paga en el mes de noviembre de cada año para todos los docentes que laboraron de manera continua durante el calendario académico.

Es necesario aclarar que con un solo día de interrupción se pierde este concepto.

||||¿QUÉ TRÁMITE DEBO ADELANTAR PARA ACTUALIZAR MI INFORMACIÓN PERSONAL Y LABORAL?::

R/.Cuando se trate de datos relacionados con su información personal, deberá presentar solicitud formal dirigida a la Dirección de Afiliaciones y Recaudos, adjuntando fotocopia ampliada del documento de identidad y reseñando claramente, departamento y municipio de residencia, dirección, teléfono y correo electrónico. Si la modificación tiene que ver con información de tipo laboral, esta debe ser presentada exclusivamente por la Secretaría de Educación correspondiente, adjuntando copia del decreto de nombramiento, acta de posesión, decreto y/ó resolución del grado en el escalafón y demás documentos que permitan aclarar la situación. 

||||¿CUÁL ES LA FECHA INDICADA PARA PRESENTAR UNA RENUNCIA?::

R/.Un funcionario debe renunciar a partir del primer día del siguiente mes, para no perder las doceavas (meses completos trabajados) de sus prestaciones y no ver afectada su seguridad social. Renunciar a mediados del mes implica recibir dineros que después hay que reintegrar o descontar de la liquidación final y ocasionar traumatismos en los pagos de salud, pensión, riesgos laborales y cesantías.

||||¿CUÁLES SON LOS DESCUENTOS DE LEY QUE ME DEBEN DEDUCIR MENSUALMENTE DE MI SUELDO?::

R/.Durante la vigencia de la relación laboral, deberán efectuarse las cotizaciones obligatorias al régimen del sistema general de seguridad social (salud y pensión) por partes de los afiliados, sobre el ingreso base de cotización, en un 8%.

Los afiliados que tengan un ingreso mensual igual o superior a cuatro (4) salarios mínimos mensuales legales vigentes, tendrán a su cargo un aporte adicional de un uno por ciento (1%) sobre el ingreso base de cotización, destinado al fondo de solidaridad pensional, el cual estará distribuido así: el 50% con destino al Fondo de Solidaridad (código 212) y el otro 50% al Fondo de Subsistencia (Ley 797 de 2003).

 

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FAQ Nómina - Liquidaciones

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DOCENTES: ¿CÓMO SE LIQUIDA EL SALARIO EN DICIEMBRE Y ENERO YA QUE SÓLO ME PAGAN 13 DE DIAS DE ASIGNACION BASICA?::

R/.De acuerdo a la resolución 2850 del 19/10/2010 del calendario escolar, se debe liquidar fraccionando 13 días de Asignación Básica y 17 de días de Salario de Vacaciones. Para el caso del mes de diciembre se tiene en cuenta las doceavas o meses completos laborados de mayo, junio, julio y agosto; para el mes de enero se tienen en cuenta la doceava o meses completos laborados de septiembre, octubre, noviembre y diciembre, con base en el Decreto Nacional de Salarios No.1055 del 04/04/2011 y la resolución 2850 del 19/10/2010, por la cual se establece el calendario académico para el año lectivo, en los establecimientos educativos oficiales de educación preescolar, básica, secundaria y media de Bogotá. D.C.

Dado que los docentes tienen derecho al disfrute de cuarenta y nueve (49) días de vacaciones (Resolución 2850 del 19/10/2010), se fraccionaron así:

4 días en junio, por laborar el mes de enero
11 días en julio, por laborar febrero, marzo y abril
17 días en diciembre, por laborar mayo, junio, julio y agosto
17 días en el mes de enero, por laborar septiembre, octubre, noviembre y diciembre.

||||DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS: ¿CUÁNDO PIERDO EL DERECHO A UNA DOCEAVA?::

R/.Se pierde este derecho cuando existe una interrupción sin justificación (días no laborados), licencias no remuneradas y sanciones disciplinarias.

||||ADMINISTATIVOS: ¿CÓMO SE LIQUIDA EL SALARIO EN DICIEMBRE Y ENERO CUANDO ME LIQUIDAN VACACIONES, POR QUÉ ME PAGAN Y LUEGO ME DESCUENTAN?::

R/.De acuerdo con el decreto 1045 de 1978, en su, artículo 18. DEL PAGO DE LAS VACACIONES QUE SE DISFRUTEN. El valor correspondiente a las vacaciones que se disfruten será pagado, en su cuantía total, por lo menos con cinco (5) días de antelación a la fecha señalada para iniciar el goce del descanso remunerado.

En cumplimiento de esta norma se debe pagar por anticipado el salario de vacaciones, quiere decir que en diciembre o en el mes que se liquide se paga por adelantado todo el tiempo de disfrute, que corresponde a los días calendario e incluye sábados y domingos.

Como ejemplo tomamos el mes de diciembre de 2011, que para los funcionarios del S.G.P. iniciaron el disfrute el 19/12/2011 al 06/01/2012, en el proceso de nómina de diciembre se liquida la prima de vacaciones que corresponde a 15 días hábiles, el salario vacaciones que para nuestro ejemplo corresponde a 18 días distribuidos en 12 en el mes de diciembre (19 al 30 de diciembre) y 6 en el mes de enero (1 al 6 de enero de 2012) y la bonificación por recreación que corresponde a dos días de la asignación básica. La lectura que pueden realizar a los desprendibles, para diciembre, de 30 días que se liquidan 12 está en vacaciones y para enero, de los 30 días que se están liquidando 6 está en vacaciones, quiere decir que se liquidan realmente para cada concepto en enero 24 días menos descuentos mensuales.

||||ADMINISTRATIVOS: ¿POR QUÉ ME PAGARON MENOS QUE EL AÑO PASADO CUANDO ME LIQUIDARON VACACIONES?::

R/.Es necesario tener en cuenta que la distribución de los pagos depende de la fecha en que inició y terminó el disfrute en cada uno de los meses comprometidos en el disfrute.

||||DIRECTIVOS DOCENTES (RECTORES): ¿POR QUÉ NO ME PAGARON LAS HORAS EXTRAS DOBLE JORNADA?::

R/. El concepto de horas extras doble triple jornada para los directivos docentes rectores se suspende en enero de cada año, hasta que la oficina de Cobertura de la SED reporta la matrícula oficial de la vigencia la cual es base para este pago. Generalmente esta matrícula oficial consolidada se recibe a mediados de abril y se aplica en la nómina de mayo con retroactividad al 1 de enero de cada vigencia.

Es importante informar a los docentes que la SED expide anualmente una resolución por la cual se establece el calendario académico para el año lectivo, actualmente se expidió la resolución 3389 del 25/10/2011, para el año lectivo 2012. Con esta resolución se fraccionan los meses que contemplan liquidación de días de vacaciones.

||||DOCENTES PROVISIONALES: ¿CUÁNDO Y CUÁNTO SE DESCUENTA DE AFILACIÓN AL FONDO PRESTACIONAL?::

R/.Se descuenta el 33.33% de la asignación básica, cada vez que exista una nueva vinculación que supere los 15 días calendario entre cada vinculación.

||||¿CUÁL ES LA LIQUIDACIÓN A LA QUE TENGO DERECHO COMO DOCENTE PROVISIONAL O TEMPORAL?::

R/. La liquidación a la que tiene derecho, es la prima de navidad y vacaciones en dinero, proporcionales al tiempo laborado y se tienen en cuenta los meses completos (del 1° al 30 O 31 del mismo mes). Adicionalmente las cesantías proporcionales de acuerdo con los días laborados sin tener en cuenta que sean meses completos y son reconocidas por el Fondo Prestacional del Magisterio a través de la FIDUPREVISORA.

||||DOCENTES ¿POR QUÉ NO ME LIQUIDAN EL MES COMPLETO EN ÉPOCA DE VACACIONES?::

R/. Es importante resaltar que en los meses de enero, junio, julio y diciembre de cada vigencia se liquida el salario con días de sueldo y días de vacaciones, (ver pregunta y respuesta de cómo se liquida el salario en diciembre y enero al inicio de este documento).

||||¿POR QUÉ SÓLO ME LIQUIDAN 30 DÍAS CUANDO EL MES TIENE 31 DÍAS?::

R/. El salario en dinero debe pagarse por períodos iguales y vencidos, en moneda legal. El período de pago para los jornales no puede ser mayor de una semana, y para sueldos no mayor de un mes. Es decir, todos los meses para efectos del pago del salario, se considera de treinta (30) días (Art. 134 del C.S.T.).

||||¿POR QUÉ MI DESPRENDIBLE DE PAGO ME APARECE EN CERO?::

R/.Los motivos en que generalmente se da esta situación es cuando hay una desvinculación permanente como pensión por invalidez, retiro por renuncia, licencia no remunerada, comisión de servicios voluntario y cuando el funcionario está en período de vacaciones. Al momento del retiro se liquidan los salarios y prestaciones proporcionales y si tiene créditos por libranza con una o más cooperativas o entidades financieras de la liquidación se descontarán de forma proporcional al saldo que tiene pendiente con la entidad acreedora.

||||¿SI TENGO UN RECHAZO DE NÓMINA QUE DEBO HACER?::

R/.Entendiendo el concepto de rechazo como: la devolución del pago por concepto de nómina emitido por la entidad bancaria y que por causales como cancelación o bloqueo de la cuenta de nómina no fue permitido el abono.

El proceso para tramitar un rechazo es el siguiente:

  • Luego de haber efectuado el abono de la nómina por parte de la SHD y de la Oficina de Tesorería y Contabilidad, nos reportan los rechazos con las causales del mismo.
  • Se contacta al funcionario para que allegue certificación de una nueva cuenta bancaria si el rechazo fue por cancelación de cuenta, certificación de activación de la cuenta si el rechazo fue por cuenta inactiva o cuenta bloqueada.
  • Para el caso de la apertura de nuevas cuentas bancarias sólo deben realizarse en los bancos con los que la SED tiene convenio. Esto para docentes y administrativos que su pago se efectúe por el SGP y para los funcionarios administrativos y docentes que la fuente de financiación sea de R.P. las cuentas sólo se podrán abrir en el banco Citibank.
  • El trámite para los funcionarios que entreguen la certificación bancaria y la fuente de financiación sea del S.G.P. será de 2 a 3 días máximo para el abono en cuenta. Para los funcionarios que su fuente de financiación sea RP el trámite tarda 15 días hábiles. En cualquiera de los 2 casos es indispensable entregar la certificación bancaria.

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FAQ Nómina - Liquidaciones Médicas

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¿POR QUÉ ME DESCUENTAN CUANDO ESTOY INCAPACITADO?::

R/.Porque el decreto 3135 de 1968 en el Art. 18. Menciona: Auxilio por enfermedad. En caso de incapacidad comprobada para desempeñar sus labores, ocasionada por enfermedad, los empleados o trabajadores tendrán derecho a que la respectiva entidad de previsión social les pague, durante el tiempo de la enfermedad, las siguientes remuneraciones:

  1. Cuando la enfermedad fuere profesional, el sueldo o salario completo durante ciento ochenta (180) días.
  2. Cuando la enfermedad no fuere profesional, las dos terceras (2/3) partes del sueldo o salario durante los primeros noventa (90) días y la mitad del mismo por los noventa (90) días siguientes.

La Secretaría de Educación asume el costo de la incapacidad, esto afecta la contabilidad de la entidad, razón por la cual, cuando se legaliza si ésta es por más de 3 días aparece en el desprendible de pago el valor que otorga la EPS (para los docentes la EPS es el Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio)

Lectura del desprendible de pago:

El valor que figura en los deducidos corresponde al valor total de la incapacidad.

El valor que figura en los devengados, corresponde al valor que la E.P.S reconoce al funcionario y la diferencia entre los dos valores es lo que al funcionario le corresponde aportar.

Durante las incapacidades se pierde el derecho al subsidio de transporte, alimentación y prima secretarial, porque no hacen parte del ingreso base de cotización para seguridad social ( I.B.C.).

||||¿CÓMO SE LIQUIDAN LAS INCAPACIDADES?::

R/.Los tres primeros días los asume la entidad.

A partir del cuarto día de incapacidad, el funcionario recibe las dos terceras (2/3) partes del IBC (66.67%), durante los primeros noventa (90) días y la mitad (1/2) del IBC (50%) si la incapacidad supera los noventa 90 días.

FUNCIONARIO
Una tercera (1/3) parte del IBC (33.33%), durante los noventa (90) días y la mitad (1/2) del IBC (50%) si la incapacidad supera los noventa 90 días.

Ejemplo de liquidación de una incapacidad por enfermedad general: una persona incapacitada por cuatro (4) días, las prestaciones económicas correspondientes a los tres primeros días son a cargo de la SED, a partir del cuarto (4) día, corresponde la liquidación las 2/3 partes al empleador y 1/3 parte al funcionario así:

LIQUIDACIÓN EMPLEADOR (SED)
1000000 /30 * 1 *(2/3) = $22.222.00

LIQUIDACIÓN FUNCIONARIO
1000000 /30 * 1 *(1/3) = $11.111.00

Estando en incapacidad no se percibe salario sino el subsidio otorgado por la EPS, motivo por el cual en el desprendible de pago, en la parte de "devengados" aparecerá el valor del subsidio otorgado por la EPS a la SED, en éste caso = $22.222.00, en los deducidos, aparecerá el valor total de la liquidación de la incapacidad = $33.333, valor que corresponde a la suma del subsidio $22.222 más valor liquidado para el funcionario en este caso $11.111.

En las incapacidades por ACCIDENTE DE TRABAJO y /o ENFERMEDAD PROFESIONAL, el subsidio otorgado por la ARP (para los docentes la ARP es el Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio) el subsidio es el 100%.

||||¿POR QUÉ ME DESCUENTAN FONDO DE SOLIDARIDAD Y SUBSITENCIA?::

R/.Siempre que devengue más de 4 salarios MSVL., en el mes y en el caso de los funcionarios administrativos cuando se liquida la bonificación por servicios.

||||¿POR QUÉ ME COBRAN MÀS DE CUOTA MODERADORA AL PAGAR MIS CITAS MÉDICAS SI SIEMPRE HE PAGADO MENOS?::

R/.Cuando hay incremento del salario mensual por bonificación por servicios, horas extras, prima técnica que hace que cambie de categoría y aplica tanto a cotizantes como a beneficiarios. 

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FAQ Nómina - Afiliaciones

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SOY DOCENTE NOMBRADO POR LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN ¿QUÉ TRÁMITE DEBO ADELANTAR PARA AFILIARME AL FONDO NACIONAL DE PRESTACIONES SOCIALES DEL MAGISTERIO?::

R/.Señor docente, el trámite de su afiliación al Fondo lo debe adelantar directamente la Secretaría de Educación de acuerdo con los requisitos y parámetros establecidos en el decreto 3752/03 y la circular 007/05.

Para el efecto, al momento de la posesión, usted debe diligenciar y firmar el formato de hoja de vida diseñado por la Fiduciaria, registrando en él todos los datos solicitados en especial los relacionados con sus datos básicos, de correspondencia, teléfono y correo electrónico. Este documento junto con los demás requisitos, deberán ser remitidos por la Secretaría de Educación a esta entidad. Si la solicitud cumple con todos los requisitos usted quedará afiliado al Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio a partir del inicio de labores.

||||EN DÍAS PASADOS FUI NOMBRADO COMO DOCENTE POR LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN. ¿ME DEBEN HACER ALGÚN TIPO DE DESCUENTO POR CONCEPTO DE CUOTA DE AFILIACIÓN?::

R/.De acuerdo con lo definido por la Ley 91 de 1989, todo docente que se afilie al Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio deberá efectuar un aporte como cuota de inscripción equivalente a la tercera parte de su asignación básica mensual.
Este valor le es descontado por nómina por parte de la Secretaría de Educación y posteriormente girado a favor del Fondo. No obstante, se dan situaciones particulares que debe tener en cuenta:

  1. Si el nombramiento es en PROVISIONALIDAD, aplica el descuento de la tercera parte de la asignación básica mensual.
  2. Si estando en Provisionalidad de manera continua es nombrado en PERIODO DE PRUEBA en virtud de la aprobación del concurso docente, no le deben descontar valor alguno por concepto de cuota de inscripción.
  3. Si estando en Periodo de Prueba es nombrado en PROPIEDAD en razón de la aprobación de la evaluación que define el concurso docente, no le deben descontar valor alguno por concepto de cuota de inscripción.
  4. Si el nombramiento es en PROVISIONALIDAD para cubrir una determinada situación administrativa temporal de otro docente, por cada nombramiento provisional que le efectúen le deberán descontar la tercera parte de su asignación básica mensual ó en proporción al número de días laborados si es inferior a 30 días.

||||HE SIDO NOMBRADO POR LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN EN UN CARGO DOCENTE QUE ME HA REPRESENTADO UN INCREMENTO SALARIAL. ¿ME DEBEN HACER ALGÚN TIPO DE DESCUENTO SOBRE ESTE INCREMENTO?::

R/.De acuerdo con lo definido por la Ley 91 de 1989, por cualquier incremento salarial que reciba un docente afiliado al Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio, deberá efectuar un aporte equivalente a la tercera parte del monto del incremento. Este valor se le descuenta por nómina por parte de la Secretaría de Educación y posteriormente girado a favor del Fondo.

||||¿SE DEBE DESCONTAR LA TERCERA PARTE COMO CUOTA DE AFILIACIÓN A UN DOCENTE QUE LABORÓ EN CALIDAD DE PROVISIONAL EN UNA DETERMINADA ENTIDAD TERRITORIAL, EN LA CUAL SE LE APLICÓ DICHA DEDUCCIÓN, Y AL DÍA SIGUIENTE INICIA EN OTRA ENTIDAD CON NOMBRAMIENTO EN PERÍODO DE PRUEBA?::

R/.Los educadores afiliados al Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio en calidad de docentes provisionales, que superan el concurso docente y son nombrados en período de prueba, no deben cancelar una nueva cuota de inscripción.

||||SOY DOCENTE VINCULADO AL SERVICIO EDUCATIVO ESTATAL POR LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y POR TANTO AFILIADO AL FONDO NACIONAL DE PRESTACIONES SOCIALES DEL MAGISTERIO; ADICIONALMENTE PERCIBO UNOS INGRESOS ADICIONALES POR TRABAJAR CON OTRA ENTIDAD. ¿MIS APORTES PARA PREVISIÓN SOCIAL POR ESTA RELACIÓN LABORAL ADICIONAL DEBEN SER GIRADOS AL FONDO DEL MAGISTERIO?::

R/.No; conforme con lo estipulado en el Decreto 1703 de 2.002, los aportes a salud deben ser girados por la entidad para la cual desarrolla la actividad adicional, al FOSYGA. Los aportes en pensión, los deberá efectuar al Sistema General de Seguridad Social en pensión a través del Fondo Privado de su preferencia.

||||¿QUÉ DEBO HACER SI SOY DOCENTE AFILIADO MEDIANTE DECRETO 196/95 Y MI FECHA DE POSESIÓN ES ANTERIOR A LA REGISTRADA EN LA BASE DE DATOS DEL FONDO NACIONAL DE PRESTACIONES SOCIALES DEL MAGISTERIO?::

R/.Recuerde que cualquier trámite como el planteado, debe ser adelantado ante el Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio directamente por la Secretaría de Educación de la entidad territorial a la cual se encuentra vinculado. Por tanto, póngase en contacto con tal entidad, para plantear y aclarar la situación, de manera tal que ella aporte ante el Fondo los documentos y demás soportes que den evidencia del caso. No obstante, este cambio da lugar a una diferencia de valor del pasivo prestacional, que la entidad territorial en la cual se originó su vinculación debe garantizar y cancelar al Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio.

||||¿CUÁNDO SERÁ REMITIDO EL CÁLCULO DEL PASIVO PRESTACIONAL O CÁLCULO ACTUARIAL DE LOS DOCENTES AFILIADOS AL FONDO NACIONAL DE PRESTACIONES SOCIALES DEL MAGISTERIO?::

R/.El cálculo actuarial de dicho pasivo prestacional debe ser avalado previamente por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público; una vez culmine el proceso y se otorgue el aval respectivo, se informará oportunamente a cada una de las entidades territoriales comprometidas sobre el resultado obtenido.

||||¿CUÁL ES EL PROCESO QUE LA ENTIDAD TERRITORIAL DEBE REALIZAR PARA QUE LOS RECURSOS QUE REPOSAN EN FONPET SEAN TRANSFERIDOS AL FONDO NACIONAL DE PRESTACIONES SOCIALES DEL MAGISTERIO?::

R/.La entidad territorial deberá adelantar los siguientes trámites y presentar a Fiduprevisora, Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio, los correspondientes documentos:
Copia del acto administrativo por medio del cual se incorporan al presupuesto de rentas y gastos los recursos financieros disponibles en FONPET (Consultar el SIF en www.minhacienda.gov.co ).
Certificado de disponibilidad presupuestal en el que se indique sobre la apropiación de los recursos y el no compromiso de ellos.

Oficio del representante legal de la entidad territorial, por medio del cual autoriza al Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio para tramitar ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la transferencia de estos recursos de FONPET a FOMAG.

||||LOS EDUCADORES QUE NO QUEDARON AFILIADOS AL FONDO MEDIANTE CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DEL DECRETO 196/95, ¿PUEDEN SER INCLUIDOS MEDIANTE "OTROSÍ"?::

R/.No. Los educadores que no quedaron incluidos en estos convenios, deben ser afiliados por la Secretaría de Educación de la correspondiente entidad territorial, siguiendo para el efecto lo señalado en el Decreto 3752/03 y el procedimiento definido en la Circular 007 de Junio 23/05.

||||¿SI FUI NOMBRADO EN PROVISIONALIDAD O EN PROPIEDAD COMO TERRITORIAL O DEPARTAMENTAL CON PASIVO PRESTACIONAL, A PARTIR DE QUÉ FECHA QUEDÓ AFILIADO AL FONDO NACIONAL DE PRESTACIONES SOCIALES DEL MAGISTERIO?::

R/.La fecha de afiliación al Fondo corresponde a la fecha en que la Entidad Territorial cumple con el envío a Fiduprevisora S.A. de los requisitos de afiliación para este tipo de nombramiento, de acuerdo con lo estipulado en el Decreto 3752 del 22 de diciembre de 2003.

||||SI ME ENCONTRABA AFILIADO COMO DOCENTE DEL DECRETO 196/95 O LEY 91/89 Y APROBÉ EL CONCURSO DOCENTE ¿CUÁL ES LA FECHA DE AFILIACIÓN AL FONDO NACIONAL DE PRESTACIONES SOCIALES DEL MAGISTERIO?::

R/.El docente que es nombrado en período de prueba, conserva la fecha de afiliación que tenía cuando fue afiliado mediante las normas relacionadas.

||||¿LAS NOVEDADES DE LICENCIA Y COMISIONES NO REMUNERADAS AFECTAN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO MÉDICO?::

R/.Si, en razón a que durante el período de estas novedades no se están haciendo aportes al Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio; el registro de este tipo de novedades inactivo la afiliación del docente ante el Fondo Nacional de prestaciones Sociales del Magisterio. 

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FAQ Nómina - Novedades y Certificaciones

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¿POR QUÉ SE DEBE REPORTAR LA NOVEDAD DE REINTEGRO, SI EN EL ACTO ADMINISTRATIVO DE LA LICENCIA O COMISIÓN NO REMUNERADA FIGURA LA FECHA DE INICIO Y TERMINACIÓN DE ÉSTA?::

R/.En primer lugar porque los actos administrativos que generan la novedad no se remiten al Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio y además, porque la novedad puede ser prorrogada o suspendida. Sin esta información no es posible activar el registro de afiliación del docente.

||||¿CUÁNTO TIEMPO SE DEMORA UN CERTIFICADO DE TIEMPO DE SERVICIOS Y FACTORES SALARIALES PARA PENSIÓN?::

R/. Quince (15) días hábiles.

||||¿QUÉ DEBO ANEXAR PARA QUE ME CERTIFIQUEN LOS INGRESOS CON DESTINO AL FNA?::

R/. Formato de solicitud único de crédito GC-FO-134, en el cual previamente deben diligenciar su datos personales y solicitud dirigida a la Oficina de Nómina.

||||¿POR QUÉ NO HE RECIBIDO EN MI DOMICILIO LOS CERTIFICADOS QUE SOLICITÉ?::

R/. Los certificados no se envían al domicilio, deben notificarse en la oficina de servicio al ciudadano, primer piso, en la ventanilla cinco (5).

||||¿QUÉ DEBO HACER PARA SOLICITAR LOS DESPRENDIBLES DE PAGO DE AÑOS ANTERIORES?::

R/.Puede realizar la solicitud por escrito a la Oficina de Nómina, pero si es más de cinco (5) desprendibles debe dirigirse a la Tesorería Distrital, realizar una consignación por la cantidad de desprendible que requiera y luego radicar en la SED, el recibo original de pago para realizar la petición.

||||¿QUÉ DEBO HACER PARA OBTENER LOS CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIÓN?::

R/. Los Certificados de los años 2008 a la fecha se pueden imprimir por la página web, www.sedbogota.edu.co y del año 1999 a 2005 realizar la solicitud por escrito a la Oficina de Nómina. 

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FAQ Nómina - Prestaciones y Bonificaciones

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ADMINISTRATIVOS. ¿POR QUÉ NO ME PAGARON LA BONIFICACIÓN POR SERVICIOS?::

R/.La bonificación por servicios es un concepto que se liquida cada vez que cumplo un año de servicio de acuerdo con la fecha de ingreso y corresponde al 35% o 50% según su ingreso por asignación básica y prima de antigüedad, sin embargo, es necesario que tenga en cuenta que si tiene interrupciones por licencias no remuneradas, sanciones disciplinarias, el pago se desplaza en la misma proporción de la interrupción.

||||ADMINISTRATIVOS. ¿CUÁNDO ME PAGAN LA PRIMA SEMESTRAL?::

R/.La prima semestral se paga el quince (15) de junio de cada año, y proporcional para los funcionarios que laboraron mínimo tres meses en el primer semestre, junto con la nómina del mes de junio.

||||ADMINISTRATIVOS. ¿CUÁNDO ME PAGAN LA PRIMA DE NAVIDAD?::

R/.La prima de navidad se paga el quince (15) de diciembre de cada año y proporcional por doceavas completas laboradas en el año respectivo, junto con la nómina de diciembre.

||||ADMINISTRATIVOS. ¿CUÁNDO ADQUIERO DERECHO AL RECONOCIMIENTO POR PERMANENCIA Y CUÁNDO ME PAGAN?::

R/.Tienen derecho al reconocimiento por permanencia todos los funcionarios que cumplan 5 años de servicio continuo; el pago de la primera cuota se realiza en enero del siguiente año en que se cumple junto con la nómina de este mes, diferido en cinco (5) cuotas. 

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FAQ Nómina - Juzgados y Embargos

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¿CÓMO OBTENGO LA CERTIFICACIÓN DE LOS DESCUENTOS QUE ME HAN SIDO EFECTUADOS POR CONCEPTO DE EMBARGOS EN LA NÓMINA?::

R/.Debe ingresar a la página web de la SECRETARIA DE EDUCACIÓN al link de desprendible de pago ingresar a módulo de certificaciones de descuentos y generar la certificación requerida por orden Judicial.

||||¿CÓMO OBTENGO INFORMACIÓN DE LOS EMBARGOS QUE SE ENCUENTRAN EN PROCESO DE ESPERA PARA INGRESO A NÓMINA?::

R/.Debe realizar una solicitud por escrito o por "Contáctenos" para informar los descuentos que a la fecha se encuentran en proceso de espera para el ingreso de la novedad a la liquidación de nómina.

||||¿CÓMO PUEDO SABER EL NÚMERO DEL PROCESO O QUIÉN ES LA PERSONA O LA ENTIDAD QUE ME EMBARGO MI SALARIO Y CUÁNTO ES EL MONTO ORDENADO?::

R/. Esta información puede ser consultada por la pagina web de la Secretaría de Educación, en el link de desprendible de pago se debe ingresar a módulo de certificaciones de descuentos y generar la certificación requerida por orden Judicial, donde encontrara toda la información solicitada para la consulta ante el Juzgado y/o consulta propia. 

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FAQ Nómina - Descuentos Cooperativas y Entidades Financieras

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¿CÓMO ES EL PROCEDIMIENTO PARA APLICAR UN DESCUENTO DENTRO DE LA NÓMINA?::

Para la aplicación de los descuentos por nómina, las entidades acreedoras mensualmente de acuerdo a un cronograma establecido y conocido por ellos, debe presentar en archivo plano los préstamos, afiliaciones y/o cancelaciones, archivo que cuenta con una estructura que reconoce el sistema.

Este archivo debe ser entregado mediante oficio y acompañado de una copia del documento que autoriza el funcionario para el descuento de una afiliación y/o crédito.

||||¿LA OFICINA DE NÓMINA ES LA ENCARGADA DE AUTORIZAR Y/O VISAR LAS LIBRANZAS DE LAS ENTIDADES ACREEDORAS?::

No. El responsable de esta actividad está en cabeza de la entidad ante la cual está realizando la autorización de descuento.

||||¿CON LA PRESENTACIÓN DEL PAZ Y SALVO EXPEDIDO POR LA ENTIDAD ACREEDORA PUEDE LA OFICINA DE NÓMINA RETIRAR EL DESCUENTO?::

No. Los responsable de reportar la cancelación del descuento son las entidades acreedoras dentro de las fechas de cargue establecidas, dicha información es presentada en medio magnético.

Es importante señalar que el servicio que presta la Oficina de Nómina a las Cooperativas, sindicatos, fondos de empleados, compañías prestadoras de salud, entidades aseguradoras vigiladas por la superintendencia financiera de Colombia Y establecimientos de créditos, es únicamente el cargue masivo de las novedades para descuento por nómina.

ES IMPORTANTE RESALTAR QUE EL FUNCIONARIO QUE QUIERA HACER EL RETIRO DE SU DESCUENTO POR EL MOTIVO QUE SEA, ES LA ENTIDAD ACREEDORA QUIEN DEBE REPORTARLO, YA QUE LA OFICINA DE NÓMINA PARA EFECTOS DE LEGALIDAD Y TRANSPARENCIA NO REALIZA NINGÚN MOVIMIENTO MANUAL AL SISTEMA DE NÓMINA.

||||¿DE QUÉ MANERA ES CALCULADO EL CUPO DE DESCUENTO?::

Para el cálculo del cupo de descuento se debe tomar del desprendible de pago, la asignación básica, prima técnica y demás concepto fijos mensuales (no se deben tener en cuenta primas semestrales y/o anuales, ni salarios de vacaciones).

A este valor se le resta la seguridad social ubicada en la columna de deducidos (Fondo de Solidaridad, Fondo Subsistencia, Fondo Prestacional, EPS, Fondo Pensiones) según los siguientes códigos: 210, 211, 212, 213 y 216.

El resultado debe ser dividido en dos, ya que para los descuentos solamente se trabaja con el 50%.

A este 50% se le deben restar todos los descuentos a cargo del funcionario (créditos, afiliaciones a sindicatos y/o cooperativas) vigentes. Este resultado corresponde al CUPO DE ENDEUDAMIENTO disponible.

||||¿POR QUÉ ES RETIRADO EL DESCUENTO DE MI NÓMINA SIN AUTORIZACIÓN DEL FUNCIONARIO?::

El retiro de descuentos ya aplicados se puede dar por:

  • Solicitud de la entidad acreedora quien lo reporta en medio magnético dentro de las de cargue establecidas.
  • Al existir una orden judicial por alimentos.

||||CUANDO HAY UNA COMPRA DE CARTERA ¿DE QUIÉN ES LA RESPONSABILIDAD PARA EL RETIRO E INGRESO DE LA NUEVA CUOTA?::

Para que ingrese el descuento de la entidad que compró la cartera, las entidades a quienes se les compró deben remitir en archivo plano dentro de las fechas la novedad de retiro del descuento.

||||¿QUÉ PROCEDIMIENTO DEBEN CUMPLIR LAS COOPERATIVAS, SINDICATOS, FONDOS DE EMPLEADOS, COMPAÑÍAS PRESTADORAS DE SALUD, ENTIDADES ASEGURADORAS VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Y ESTABLECIMIENTOS DE CRÉDITOS, PARA PRESTAR EL SERVICIO DE DESCUENTO POR NÓMINA A TODOS LOS FUNCIONARIOS?::

Estas entidades deben contar con un código de descuento asignado por la Secretaría Distrital de Hacienda y la Secretaría de Educación del Distrito de acuerdo con la fuente de financiación (recursos propios y sistema general de participación), código que cuenta con una vigencia mínima de un año para el caso de la SED.

Sin la actualización de este código las entidades estarían bloqueadas para el ingreso de nuevas afiliaciones y/o créditos.

||||EN EL MOMENTO DE MI RETIRO DEFINITIVO DE LA ENTIDAD, ¿QUÉ SUCEDE CON MIS DESCUENTOS?::

En la liquidación definitiva por retiro de la entidad, los dineros que salga a su favor son distribuidos en cada una de las obligaciones vigentes. 

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